Migasender-Benutzerhandbuch

Kapitel 1

Willkommen bei Migasender

Was es ist, was es tut, und die Begriffe, die in diesem Handbuch immer wieder vorkommen.

Migasender verbindet die WhatsApp-Nummern Ihres Unternehmens mit einem einzigen Dashboard. Von dort aus können Sie Gespräche beantworten, Kampagnen an Kontaktlisten senden, einen KI-Assistenten antworten lassen, wenn niemand verfügbar ist, und prüfen, wie viele Nachrichten zugestellt und gelesen wurden.

Wiederkehrende Begriffe

Kapitel 2

Anmelden

Ins Dashboard gelangen und das Passwort zurücksetzen.

So melden Sie sich an

1. Öffnen Sie https://dashboard.migasender.com. Die Adresse ist für alle gleich, egal zu welcher Plattform Ihr Konto gehört.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf Sign In.
4. Haben Sie eine App, öffnet sie sich sofort. Haben Sie mehrere, erscheint ein Fenster, in dem Sie die gewünschte auswählen.

Sobald eine App geöffnet ist, lautet die Adresse im Browser https://dashboard.migasender.com/p/ gefolgt von einem langen Code: Dieser Code ist der Registrierungstoken Ihrer Plattform (siehe unten). Wechseln können Sie jederzeit über Change App oben links.

Passwort vergessen

1. Öffnen Sie https://dashboard.migasender.com und klicken Sie auf Forgot Password?.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich anmelden, und klicken Sie auf Send Reset Link.
3. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie erhalten, und folgen Sie dem Link.
4. Geben Sie das neue Passwort zweimal ein (mindestens 8 Zeichen) und klicken Sie auf Save New Password. Sie kehren zum Anmeldebildschirm zurück.

Meldet der Bildschirm, dass das Zurücksetzen per E-Mail auf dieser Plattform nicht verfügbar ist, hat die Plattform noch keinen E-Mail-Versand eingerichtet. Wenden Sie sich an den Support, der das Passwort für Sie zurücksetzt.

Der Registrierungstoken Ihrer Plattform

Der Registrierungstoken ist der lange Code nach /p/ in Ihren Adressen. Er kennzeichnet Ihre Plattform und ist in jedem API-Aufruf erforderlich, der immer mit https://apidb.migasender.com/p/<Registrierungstoken>/ beginnt (siehe die API-Referenz). Sie finden ihn an drei Stellen:

Ihr Plattform-Token (APIs für Leitungen, QR, Instanzen und Gruppen)

Der Plattform-Token ist ein eigener 64-stelliger Code, verschieden vom Registrierungstoken. Die APIs Line Management, QR Code, Instances / Line Log und Groups benötigen ihn im Request-Body: als platform_token bei api_qr/*, api_linelog/* und Groups, als security_token bei api_line/* und api_instances/*. Alle anderen Parameter funktionieren genau wie in der Legacy-API; neu ist nur das Präfix /p/<Registrierungstoken>/ in der Adresse.

Der Plattform-Token wird im Kunden-Dashboard nicht angezeigt. Fragen Sie Ihren Plattform-Administrator danach. Administratoren finden ihn an zwei Stellen, und es ist an beiden derselbe Token:

Kapitel 3

Aufbau der Oberfläche

Das linke Menü, die obere Leiste, das Design und die Nutzung am Telefon.

Das linke Menü

Unten im Menü finden Sie die Version des Dashboards und eine Anzeige Online, die die Verbindung zum Server bestätigt.

Die obere Leiste

• Change App — zwischen Unternehmen wechseln, falls Sie mehrere verwalten.
• Messages Left — wie viele Nachrichten Sie diesen Monat noch senden können.
• Sprache — Englisch oder Italienisch; Ihre Wahl wird gespeichert.
• Reset Module — setzt die Konfiguration auf den Ausgangszustand zurück. Nur verwenden, wenn der Support Sie dazu auffordert.
• Support — das Fragezeichen öffnet die häufigen Fragen in einem neuen Browser-Tab.
• Design — zwischen hell und dunkel wechseln.
• Konto — abmelden.

Sprache und Design

Am Telefon

Das Seitenmenü wird zu einer Schublade, die Sie über das Symbol mit den drei Strichen oben links öffnen.

Kapitel 4

Line Management

Die Seite, die Ihnen auf einen Blick zeigt, ob Ihre Nummern aktiv sind.

Die beiden Karten oben

• Maximum Number of Lines — wie viele Leitungen Ihr Tarif erlaubt.
• Max Messages / Month — Ihre monatliche Obergrenze an Nachrichten.

Die Karte einer Leitung

• Name und ID — wie Sie die Leitung genannt haben und ihre Kennung. CURRENT markiert die standardmäßig verwendete Leitung.
• Nummer — die verbundene WhatsApp-Nummer.
• Edit Line — öffnet die Einrichtung (Kapitel 5 und 6). Ist die Leitung noch nicht bereit, heißt die Schaltfläche Configure.
• Master und Slave — der Zustand der beiden Verbindungen.
• Last checked — wann das Dashboard den Status zuletzt geprüft hat.
• Trust Score — ein Gesundheitswert für die Nummer.
• Expiry — wie lange die Leitung aktiv bleibt.
• Konfigurationsstand — CONFIGURED oder NOT CONFIGURED.

Was die Zustände bedeuten

Das Aktionsmenü

Das Symbol mit den drei Punkten oben rechts auf jeder Karte öffnet die für diese Leitung verfügbaren Aktionen.

Telemetry Logs

Die Telemetrie listet die technischen Ereignisse zwischen Leitung und Server der letzten 2 Tage auf, aufgeteilt in zwei Reiter: Master Gateway und Slave Gateway. Der Kopf wiederholt, welche Leitung Sie ansehen und wann zuletzt aktualisiert wurde, das Feld darunter durchsucht die Einträge.

Gibt es Ereignisse, steht bei jedem das Ergebnis — erfolgreich oder Fehler —, Datum und Uhrzeit sowie der Rohinhalt, den der Server empfangen hat. Ein leeres Fenster ist kein Fehler: Es heißt nur, dass in diesem Zeitraum nichts über dieses Gateway gelaufen ist.

Die Werkzeugleiste

• Search lines… — nach Name oder Nummer filtern.
• Die beiden Symbole neben dem Suchfeld wechseln zwischen Kartenansicht und Tabellenansicht.
• Copy, CSV, Excel — exportieren die Liste der Leitungen.
• Reload Lines — liest die Liste erneut vom Server.
• Update lines status — fragt jede Verbindung nach ihrem aktuellen Zustand.

Kapitel 5

Eine WhatsApp-Nummer verbinden

Die Einrichtung in drei Schritten.

Schritt 1 — die Angaben zur Leitung

Das Fenster trägt den Titel Create New Line, gleich ob Sie eine Nummer hinzufügen oder eine bestehende bearbeiten.

1. Geben Sie der Leitung unter Line Name einen erkennbaren Namen, etwa „Support“ oder „Vertrieb“.
2. Tragen Sie die WhatsApp Number mit internationaler Vorwahl ein, zum Beispiel +4915….
3. Klicken Sie auf Next Step.

Schritt 2 — das Telefon verbinden

Das Fenster trägt den Titel Instance Registration und enthält zwei Blöcke.

• Primary Connection — erforderlich. Über sie werden Nachrichten gesendet.
• Backup Connection (Auto-Failover) — optional. Fällt die Hauptverbindung aus, übernimmt diese automatisch und die Nachrichten laufen weiter.

So scannen Sie den Code

1. Klicken Sie auf Load QR Code.
2. Öffnen Sie auf dem Telefon WhatsApp und gehen Sie zu Einstellungen → Verknüpfte Geräte → Gerät verknüpfen.
3. Scannen Sie den Code auf dem Bildschirm.
4. Wechselt der Zustand auf CONNECTED, klicken Sie zur Bestätigung auf Send Test Message.

Schritt 3 — die Einstellungen

Der letzte Schritt trägt den Titel Instance Settings und fasst vier Bereiche zusammen — General, Meta Cloud API Fallback, Migachat Integration und Line Status Notifications —, die in den nächsten beiden Kapiteln beschrieben werden. Klicken Sie am Ende auf Save.

Kapitel 6

Einstellungen der Leitung

Die Bereiche General, Migachat und Notifications.

General

Migachat Integration

Ist die Integration aktiv, werden auf dieser Leitung eingehende Nachrichten an den KI-Assistenten übergeben, der die Antwort verfasst und sendet. Unter Select Instance wählen Sie, welcher Assistent verwendet wird.

Line Status Notifications

• Notification email — ist sie aktiv, werden Sie benachrichtigt, sobald die Leitung die Verbindung verliert.
• GDPR Consent — erlaubt das Speichern und Auswerten der Gespräche dieser Leitung. Abschalten deaktiviert die KI-Analyse eingehender Nachrichten.
• Notification Email — die Liste der Adressen, die die Warnungen erhalten. Über Add Email können Sie beliebig viele ergänzen.

Kapitel 7

Meta Cloud API Fallback

Das Sicherheitsnetz, das Nachrichten weiterlaufen lässt, wenn die normale Leitung nicht reicht.

WhatsApp begrenzt, wie viel eine gewöhnliche Nummer senden darf, bevor sie auffällig wird. Überschreiten Sie die hier gesetzte Schwelle, hört Migasender nicht auf zu senden: Es wechselt auf den offiziellen Kanal von Meta, die Cloud API, die genehmigte Vorlagen verwendet.

So funktioniert der Tageszähler

• Die Schwelle wird pro Linie gezählt, nicht pro Kontakt. Nur Nachrichten, die die Schwellenprüfung durchlaufen, zählen eins: Der Fallback muss für diese Nachricht aktiv sein (Fallback Enabled auf der Linie oder eine Fallback-Vorlage im API-Aufruf), und im Modus STANDARD wird ein Kontakt, der in den letzten 7 Tagen geschrieben hat, übersprungen und nicht gezählt.
• Der Zähler geht jeden Tag um 00:00 UTC auf null zurück (in Italien 01:00 im Winter, 02:00 im Sommer).
• Solange der Zähler unter der Schwelle liegt, gehen Nachrichten wie gewohnt über die Linie. Ab der Schwelle gehen sie als Vorlage über die Cloud API.
• Master- und Slave-Seite einer Linie führen jeweils einen eigenen Zähler.

Eine eigene Vorlage für jede Nachricht

Die in diesem Bereich gesetzte Vorlage ist für alle Nachrichten dieselbe. Ein System, das über die API sendet (Bestellung abholbereit, Geburtstag, Erinnerung…), kann stattdessen mit jeder Nachricht die passende Vorlage mitschicken. Landet diese Nachricht im Fallback, verwendet Migasender die Vorlage aus dem Aufruf statt der der Linie. Die Parameter stehen in der API-Dokumentation unter fallback_template_name.

Eine Nachricht mit eigener Vorlage:

• wechselt an der Schwelle auch dann, wenn Fallback Enabled auf der Linie aus ist;
• wechselt auch, wenn die Linie nicht senden kann: Die Linie existiert nicht, ist nicht verbunden oder der Versand wird abgelehnt (zum Beispiel getrennte oder gesperrte Nummer). Ohne Vorlage im Aufruf liefern diese Fälle wie bisher einen Fehler.

Kapitel 8

Chat

Kundengespräche aus dem Dashboard beantworten.

Links die Gespräche, rechts das geöffnete. Oben wählen Sie die Active Line, also die Nummer, von der aus Sie antworten.

Die Werkzeuge in der linken Spalte

• Single / Multi — Gespräche nur einer Leitung oder aller zusammen anzeigen.
• Kontaktfilter und Suche — um ein Gespräch wiederzufinden.
• All operators — nach der zuständigen Person filtern.
• STANDARD / PRIORITY AI — ändert die Reihenfolge der Liste.
• Manage Tags — farbige Etiketten anlegen („VIP“, „Rückruf“) und Kontakten zuweisen.

Schreiben und anhängen

Sie können Text, Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten senden. Die WhatsApp-Formatierung funktioniert: *fett*, _kursiv_, ~durchgestrichen~.

Über die API gesendete Nachrichten

Auch Nachrichten, die Ihr System über die API (api_send/message) sendet, erscheinen im Gespräch: die von einer Linie gesendeten und die Cloud-API-Vorlagen. Wenn der Kunde antwortet, sehen Sie so, auf welche Nachricht er antwortet. Die Häkchen aktualisieren sich wie bei jeder anderen Nachricht.

Wenn eine Linie getrennt ist

Eine getrennte Linie bleibt in der Liste Active Line, rot als Disconnected markiert. Sie können sie trotzdem öffnen und ihre Gespräche lesen, auch die Antworten, die während des Ausfalls über die Cloud API eingehen.

Das Schreiben ist auf dieser Linie deaktiviert, bis sie wieder verbunden ist (Kapitel 5). Wählen Sie im Modus Multi eine verbundene Linie zum Antworten. Beim Öffnen startet der Chat auf der ersten verbundenen Linie.

Kapitel 9

Broadcast — Versand

Dieselbe Nachricht an eine Gruppe von Kontakten senden.

Einen Versand vorbereiten

1. Target Audience — wählen Sie die Group der Empfänger und die WhatsApp Line, von der gesendet wird.
2. Message Content — schreiben Sie den Text. Der Schalter oben rechts wählt den Kanal: MIGASENDER (die normale Leitung) oder Meta Cloud API (genehmigte Vorlagen).
3. Media Attachment — optional: Bild, PDF, Excel, Audio oder Video, bis 26 MB, per URL oder Upload.
4. Delivery Settings — die Verzögerung zwischen den Nachrichten. Lassen Sie die Voreinstellungen, wenn Sie keinen konkreten Grund haben.
5. Starten Sie den Versand und verfolgen Sie ihn im Verlauf (Kapitel 12).

Kapitel 10

Broadcast — Telefonbuch

Die Liste der Kontakte, denen Sie schreiben können.

Einen Kontakt anlegen

1. Klicken Sie auf Add Contact.
2. Tragen Sie mindestens die Telefonnummer mit internationaler Vorwahl ein. Name, E-Mail und Notizen sind optional.
3. Speichern.

Importieren und exportieren

Import CSV lädt viele Kontakte auf einmal. Die Datei braucht die Spalten phone, name, email, notes. Bevor etwas geschrieben wird, zeigt das Dashboard eine Vorschau: wie viele Zeilen gültig sind und welche doppelt.

Export CSV lädt das Telefonbuch herunter — nützlich als Sicherung.

Kapitel 11

Broadcast — Gruppen

Zusammenstellungen von Kontakten als Empfänger einer Kampagne.

1. Klicken Sie auf New Group und geben Sie ihr einen Namen, bei Bedarf mit Beschreibung.
2. Öffnen Sie die Gruppe und fügen Sie Kontakte aus dem Telefonbuch hinzu; Sie können sie auch in Blöcken auswählen.
3. Die Gruppe erscheint anschließend bei den Empfängern im Reiter Send Broadcast.

Kapitel 12

Broadcast — Verlauf

Was aus jeder Kampagne wurde, Kontakt für Kontakt.

Die Aufschlüsselung nach Kontakt

Klicken Sie auf eine Zeile, um sie zu öffnen: Darunter erscheint das Ergebnis für jeden einzelnen Empfänger. Die Aufschlüsselung nennt Phone, Name, Status, Error und Sent at. Hier finden Sie heraus, warum ein Kunde die Nachricht nicht bekommen hat.

Kapitel 13

Vorlagen und WABA Config

Von Meta vorab genehmigte Nachrichten und die Verbindung zu Ihrem WhatsApp-Business-Konto.

Warum es sie gibt

WhatsApp erlaubt es nicht, einen Kunden zuerst mit freiem Text anzuschreiben. Dafür brauchen Sie eine Vorlage: eine Nachricht, die Meta bereits gelesen und genehmigt hat. Dasselbe gilt, sobald seit der letzten Nachricht des Kunden mehr als 24 Stunden vergangen sind.

Die Zustände

Anlegen und abgleichen

• Create Template — eine neue Nachricht verfassen, Sprache und Kategorie wählen (UTILITY oder MARKETING) und bei Meta zur Genehmigung einreichen.
• Sync from Meta — liest Liste und aktuelle Zustände erneut von Meta.
• Das Augensymbol öffnet eine Vorschau der Nachricht.

Variablen

Die Platzhalter {{1}}, {{2}} werden beim Versand ersetzt. Aus einer Vorlage wie Hallo {{1}}, Ihre Bestellung {{2}} wurde versandt. wird für jeden Empfänger eine andere Nachricht.

WABA Config

Der zweite Reiter enthält die Zugangsdaten Ihres WhatsApp-Business-Kontos bei Meta: WABA ID, die Kennung der Telefonnummer und das Zugriffstoken. Ohne sie funktionieren weder Vorlagen noch der Fallback aus Kapitel 7.

Kapitel 14

Roundbin

Den Versand reihum auf mehrere Leitungen verteilen.

Eine Roundbin-Gruppe bündelt mehrere Leitungen. Geht eine Nachricht an die Gruppe, wählt das Dashboard reihum die nächste Leitung: Die Last verteilt sich, statt auf einer Nummer zu liegen.

Eine Gruppe anlegen

1. Klicken Sie auf New Group und geben Sie ihr einen Namen.
2. Fügen Sie die Leitungen hinzu, die dazugehören sollen.
3. Optional können Sie eine Fallback-Vorlage festlegen, die verwendet wird, wenn die Rotation auf den Meta-Kanal wechseln muss.

Jede Zeile der Liste zeigt, wie viele Leitungen die Gruppe enthält, und gegebenenfalls ihre Fallback-Vorlage.

Kapitel 15

Logs

Das Protokoll jeder ein- und ausgehenden Nachricht.

Die Monatsübersichten

• Total Messages — wie viele Sie von Ihrem Kontingent verbraucht haben.
• Sent Successfully — die erfolgreich versendeten.
• Failed — die nicht zugestellten.
• Sent via API — wie viele aus angebundenen Fremdsystemen kamen.

Das Debug Log

Die Tabelle führt jede Nachricht auf, mit Log ID, Line ID, Vor- und Nachname des Kontakts, der Mobilnummer, einer Vorschau der Nachricht, Datum und Uhrzeit des Versands sowie dem Zustellstand, angegeben als Prozentwert oder als Error.

Über der Tabelle können Sie nach Nummer suchen, nach Zeitraum filtern, zwischen Tabellen- und Kartenansicht wechseln, neu laden und exportieren.

Kapitel 16

Statistiken

Wie viel ankommt, wie viel gelesen wird, und was Sprache und KI kosten.

Messaging

Unter den Karten fassen Delivery Rate und Read Rate das Ganze in Prozent zusammen.

Voice & AI usage

Der zweite Reiter behandelt die Sprachfunktionen und besteht aus zwei gleich aufgebauten Hälften.

• Text To Speech (TTS) — Antworten, die der Assistent in eine Sprachnachricht verwandelt hat.
• Speech To Text (STT) — umgekehrt: Sprachnachrichten von Kunden, die in Text umgewandelt wurden.

Jede Hälfte zeigt dieselben fünf Werte — Total Conversions, Total Characters, Avg. Chars / Day, Total Cost und Avg. Cost / Day —, dann eine Grafik, die den aktuellen Zeitraum mit dem vorherigen vergleicht, und schließlich ein Protokoll jedes einzelnen Vorgangs: Mobilnummer, Gateway-Typ, Dienst, Nachricht, Kosten, Zeichenzahl, Größe und etwaiger Fehler. Dieses Protokoll lässt sich durchsuchen, neu laden und exportieren.

Die Filter

Oben wählen Sie den Zeitraum — etwa Last 30 Days — oder einen eigenen Bereich sowie den einzubeziehenden Dienst. Klicken Sie auf Filter Stats, um zu übernehmen. Der Streifen über den Bedienelementen nennt immer den gerade gültigen Zeitraum.

Kapitel 17

Einstellungen

Sieben Bereiche für Zugangsdaten, Warnungen, Webhooks und API-Zugriff.

OpenAI Configuration

Hier tragen Sie den Schlüssel des KI-Dienstes ein, wählen das Modell und legen die Stimme für die Sprachsynthese fest. Als Sprach-Engine können Sie OpenAI oder ElevenLabs wählen.

General Configuration Settings

Country Code Settings

Erlaubt es, Nachrichten nur aus bestimmten Ländervorwahlen anzunehmen — ein wirksamer Filter gegen unerwünschten Verkehr.

Webhook Settings

Ein Webhook ist die Adresse, die Migasender aufruft, wenn etwas passiert — eine Nachricht kommt an, ein Status ändert sich. So binden Sie das Dashboard an andere Systeme an.

Webhook Metadata Settings

API Settings

• Chat history API — erlaubt Fremdsystemen, archivierte Gespräche zu lesen.
• Send message API — erlaubt Fremdsystemen, Nachrichten zu senden.

Neben jedem Schalter erlauben die beiden Symbole, das Token neu zu erzeugen und zu kopieren.

Auto-Login Iframe Token

Das ist für den Fall, dass das Dashboard in eine andere Website eingebettet wird: Das in der Adresse übergebene Token meldet den Benutzer an, ohne dass er sich erneut anmelden muss.

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